石家庄市社会劳动保险事业管理局 关于印发《石家庄市社会保险业务档案管理办法(试行)》的通知

发布时间:2011年10月26日
 

各县(市)区社保局、各处(室)站:

为进一步加强我市社会保险业务档案管理,根据人社部、国家档案局《社会保险业务档案管理规定》,我局制定了《石家庄市社会保险业务档案管理办法(试行)》,现印发给你们,请认真贯彻执行。

 

 

 

                       二○一一年十月十四日

 

 

 


石家庄市社会保险业务档案管理办法

(试行)

第一条  为规范社会保险业务档案管理,维护社会保险业务档案真实、完整和安全,发挥档案的服务作用,防范资料风险,推进社会保险业务档案规范化、信息化、专业化管理,根据《档案法》、《社会保险业务档案管理规定(试行)》等规定,结合我市实际,制订本办法。

第二条  本市各级社会保险经办机构(以下简称社保机构)及其管理的城镇企业养老、工伤保险业务档案,适用本办法。

第三条  本办法所称的社会保险业务档案,是指全市各级社保机构在办理社会保险业务过程中直接形成的、根据有关规定应该归档的、具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录和资料。

第四条 社会保险业务档案工作实行统一领导、分级管理、集中保管原则市、各县(市)区人力资源社会保障行政部门负责当地社会保险业务档案管理工作的组织领导。

社保机构负责社会保险业务档案的管理工作,并接受档案行政管理部门的业务指导。

社会保险业务档案由县级以上社保机构集中保存和管理。县(市)级以上社保机构是养老、工伤保险业务档案管理工作的主体,作为独立的立档单位,使用唯一的全宗名称和全宗号。

第五条  市、县级社保机构设立档案中心(馆),按照2/万卷配置专兼职档案管理人员。各级经办机构的业务科(室)确定1-2名工作人员为兼职档案管理人员。

各级社保机构应保持专兼职档案管理人员队伍的稳定性。调整档案管理人员时应及时报市社保机构档案中心备案。

第六条 社保机构配备相应的业务档案管理场所、设施和设备。档案中心(馆)按照库房、阅览、办公区域分开的原则设置,并单独设置票据档案库房。档案库房面积不小于60/万卷

档案库房根据防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防霉变、防尘、防高温等安全防护要求,按照以防为主,防治结合原则,健全必要的防护设备和措施。

第七条 社保机构应严格执行档案管理的有关规定,建立健全档案管理各项工作制度,认真落实档案保管、保密、利用、移交、鉴定、销毁等管理要求,保证社会保险业务档案真实完整、有序存放、妥善保管,严防毁损、遗失和泄密。

第八条 社保机构应根据相关法规和当地实际,制定明确的社会保险业务档案归档范围和档案保管期限,并按业务材料归档范围与保管期限进行收集、整理、立卷、归档,确保归档材料的真实、完整、准确,不得伪造和篡改。

第九条  社会保险业务档案分类应当按照当地社会保险业务经办机构设置和业务经办程序特点,以方便归档整理和检索利用为原则,采用“年度—业务环节”方法对社会保险业务材料进行分类整理,编制归档文件目录、卷内目录、案卷目录、备考表等。

第十条  社会保险业务档案的保管期限按照部颁规定分为永久和定期两类。业务档案的保管期限代码为:永久(Y)、100年(H)、50年(C)、30年(Z),10年(D)。保管期限自业务档案形成之日的次年11日开始计算。

第十一条  社会保险业务档案的类别代码为:社会保险管理类(gl)、社会保险费征缴类(zj)、养老保险待遇类(yl)、工伤保险待遇类(gs)、社会保险业务统计报表类(tj)、社会保险稽核类(sj)。

第十二  各级各类经办机构档案中心(馆)定期接收本单位各部门形成的业务档案。移交时,业务部门兼职档案管理人员填写“社会保险档案交接单”一式两份,档案中心(馆)专职档案管理人员按交接单逐卷严格审核案卷质量和目录数据(检验率为100%),验收合格后,双方办理移交手续,部门负责人复核监交,移交人和监交人分别签字或盖章后,进入档案中心(馆)集中管理。交接单由档案中心(馆)作为文书档案永久保存,业务部门作为工作资料保存满一年后销毁。

第十三条  集中保管的业务档案,按全宗号、归档年度、保管期限、档案类别排序,按照由左向右、自上而下的顺序上密集架或五节柜定位保存。密集架或五节柜上标明柜架编号以及案卷所属全宗号、归档年度、保管期限、档案类别、案卷起止号等。

第十四条  社保机构要不断加强档案管理制度化、信息化建设,提高档案管理标准化、专业化水平。高度重视档案数据信息安全,定期做好档案数据维护和备份。对保管期限为30年以上(含30年)的业务档案实行电子化管理。

第十五条  业务档案应面向社会提供利用服务。凡持有合法证件的单位或个人,在办理登记手续后可查询涉及本单位或本人的业务档案。业务档案利用服务方式包括阅览、外借、复制、制发证明和多媒体信息查询等。在档案服务工作中,应保护相关权利人的合法权益和个人隐私。

第十六条  利用业务档案需填写利用登记单,并登记利用效果。阅览档案应在阅览室内进行,因特殊情况需要外借的,须经保管单位分管领导批准,借出时间不超过十个工作日。归还时双方清点、核对档案内容和页数,确保档案齐全、完好。

第十七条  已到期的社会保险业务档案,由社保机构提请业务档案鉴定小组进行鉴定并提出处理意见。业务档案鉴定小组由同级人力资源社会保障行政部门有关人员、经办机构相关负责人、业务经办人员、档案管理人员共同组成。

鉴定中如发现档案保管期限划分较短,有必要继续保存的,应重新确定保管期限加以保存。

第十八条  社保机构对经过业务档案鉴定小组鉴定可以销毁的档案,编制销毁清册,经社保机构主要负责人批准,报同级人力资源社会保障部门备案后,派两人以上监督销毁档案。销毁人员和监督人员要在销毁清册上签名,注明销毁的方式和时间。销毁清册永久保存。

未经业务档案鉴定小组鉴定和批准,不得销毁任何档案。

第十九条  对永久保存的档案,社保机构按照有关规定要求,定期向同级综合档案馆移交。

第二十条  县(市)区级经办机构应定期开展业务档案统计工作,定期将当地室藏档案的数量、构成、档案管理人员基本信息以及档案专用设施设备等情况上报市级社保机构档案中心。

第二十一条  各级社保机构应定期开展社会保险经办数据汇编、经办政策规定汇编等编研工作。编研成果经立档单位同意并报请市级社保机构分管领导批准后,方可对外公开。

第二十二条  市级社保机构定期组织档案法制教育、岗位资格培训和业务知识培训,开展档案管理学术研讨与交流。

第二十三条  市级经办机构每年组织开展业务档案管理检查评比。对档案管理优秀单位、部门和档案管理人员,给予表彰与奖励。对有下列行为之一的,责其限期改正,并建议当地政府按规定对直接责任工作人员、主管人员进行处分:

  (一)不按规定归档,拒绝归档或将档案据为己有的;

  (二)伪造、篡改或擅自销毁档案的;

  (三)玩忽职守,造成档案遗失、毁损的;

  (四)违反保密规定,擅自提供、抄录、公布或泄露用人单位或个人档案信息的;

  (五)违反社会保险业务档案管理规定和国家档案法律、法规的其他行为。

第二十四条  社会保险业务档案中涉及会计、电子文档等档案材料的,按国家相关规定执行。

第二十五条  本办法由石家庄市社会劳动保险事业管理局负责解释。

第二十六条  本办法自2011111日起执行。

 

附件:石家庄市城镇企业养老、工伤保险业务材料归档范围与保管期限

 


附件:

石家庄市城镇企业养老、工伤保险业务材料

归档范围与保管期限

 

一、社会保险管理类

(一)养老保险参保调查材料(保管期限为10年)

(二)参保单位登记材料(保管期限为永久)

(三)社会保险登记证管理材料(保管期限为10年)

(四)职工养老保险参保登记材料(保管期限为100年)

(五)跨市跨统筹养老保险关系转移接续材料(保管期限为100年)

(六)单位养老保险个人账户管理材料(保管期限100年)

(七)职工养老保险手册管理材料(保管期限为50年)

(八)城镇个人养老保险参保登记材料(保管期限100年)

(九)城镇个人养老保险个人账户管理材料(保管期限100年)

(十)城镇个人养老保险手册管理材料(保管期限为50年)

(十一)养老保险待遇领取资格验证材料(保管期限为10年)

(十二)退休人员社会化管理服务材料(保管期限为50年)

(十三)异地安置登记材料(保管期限为50年)

(十四)工伤保险参保人员登记材料(保管期限为100年)

(十五)服务协议管理材料(保管期限为10年)

二、社会保险费征缴类

(一)年度单位及职工缴费基数核定材料(保管期限为100年)

(二)当月单位及职工缴费数据核定材料(保管期限为100年)

(三)单位养老保险费申报核定明细和汇总表材料(保管期限为50年)

(四)单位养老保险费申报核定年度汇总表材料(保管期限为永久)

(五)城镇个人养老保险缴费基数核定材料(保管期限为100年)

(六)城镇个人养老保险费核定明细和汇总表材料(保管期限为50年)

(七)城镇个人养老保险费核定年度汇总表材料(保管期限为永久)

(八)工伤保险费征缴核定材料(保管期限为100年)

(九)工伤保险费征缴明细和汇总表材料(保管期限为50年)

(十)工伤保险费征缴核定年度汇总表材料(保管期限为永久)

(十一)催缴材料(保管期限为10年)

(十二)缴费证明材料(保管期限为10年)

(十三)欠费核销材料(保管期限为100年)

(十四)养老保险基金征缴明细和汇总表材料(保管期限为50年)

(十五)养老保险基金征缴年度汇总表材料(保管期限为永久)

(十六)工伤保险基金征缴明细和汇总表材料(保管期限为50年)

(十七)工伤保险基金征缴年度汇总表材料(保管期限为永久)

三、养老保险待遇类

(一)养老保险待遇核定材料(保管期限为50年)

(二)职工养老保险个人账户一次性支付申报核定业务表单及相关审核材料(保管期限为50年)

(三)城镇个人养老保险个人账户一次性支付申报核定业务表单及相关审核材料(保管期限为50年)

(四)养老保险支付明细表和汇总表材料(保管期限为30年)

(五)养老保险支付年度汇总表材料(保管期限为永久)

四、工伤保险待遇类

(一)工伤备案材料(保管期限为10年)

(二)工伤人员登记变动材料(保管期限为50年)

(三)工伤保险伤残工亡待遇及医疗待遇核定材料(保管期限为50年)

(四)工伤预防费核定材料(保管期限为10年)

(五)工伤保险支付明细表和汇总表材料(保管期限为30年)

(六)工伤保险基金支付年度汇总表材料(保管期限为永久)

五、社会保险统计报表类

(一)社会保险年度统计报表材料(保管期限为永久)

(二)社会保险数据和分析报告材料(保管期限为30年)

(三)社会保险业务月/季统计报表材料(保管期限为10年)

六、社会保险稽核监管类

(一)社会保险稽核材料(保管期限为30年)

(二)内部控制材料(保管期限为30年)

(三)社会保险大案、要案、特殊案件的稽核材料(保管期限为永久)